Proses Pengajuan SKL, Surat Pengantar Ijazah, dan Prasyarat Wisuda FMIPA Unpad (Based on Experience)

So earlier yesterday, I posted on Instagram (a bit in a rage) about how chaotic and confusing alur administrasi setelah yudisium….Kampus sendiri ga pernah mengeluarkan panduan atau bagan yang holistik tentang alur pengajuannya. Semua informasi yang didapat mahasiswa cuman mouth to mouth dan kadang-kadang berubah-ubah juga. Kata si A gini, kata si B gitu. So I decided to create this post. Supaya temen-temen yang mau ngajuin setidaknya bisa mengantisipasi dan juga meminimalisir kesalahan hehe biar sehari jadi gituu. Apalagi kalau yang dosbingnya sulit ditemuin, jadi pas ketemu bisa langsung minta ttd semua dokumen. So here you go :D (yang harus diingat, semua informasi di form ini berdasarkan pengalaman gua tanggal 16 Agustus 2018).

Jadi post ini akan ngebahas tahapan yang harus kita lakukan setelah dinyatakan lulus di student tapi sebelum wisuda, yaitu proses pengajuan SKL, surat pengantar ijazah, dan prasyarat wisuda (dokumen apa aja yang harus disiapin dan ke siapa aja ngajuinnya are included). Tentunya semua hal ini bisa dilakukan ketika kita udah yudisium dan nilai skripsi udah di upload di student. Berhubung post ini juga mau mengakomodir temen-temen yang dosbingnya sulit ditemuin jadi kita bahas dikit dari pengajuan yudisium biar bisa dibikin strateginya. Berhubung gua jurusan Akuntansi, jadi untuk Yudisium akan lebih ke jurusan Akuntansi tapi buat proses lainnya baru buat FEB. Buat temen-temen non-Akuntansi bisa langsung loncat ke bagian proses pengajuan SKL dll

YUDISIUM

Di prodi Akuntansi, alur sidang kurang lebih seperti ini: Sidang UP>Sidang Akhir>Yudisium. Ketika kita udah menyelesaikan sidang akhir, jangan dulu seneng karena penentuan lulus atau tidaknya kita dari Unpad tuh di Yudisium. Berbeda dengan prodi lain, Yudisium di Akuntansi biasanya dilakukan 2 minggu setelah sidang akhir. Biar apa? Biar kita merevisi dulu skripsi kita (kalau ada revisi dari penguji) baru kalau skripsinya udah oke, bisa deh Yudisium. Buat temen-temen yang pembimbingnya susah diketemuin, minta ttd untuk pengajuan SKL dll dari pas pengajuan yudisium aja, biar sekalian.

Jadi untuk mengajukan Yudisium itu ada beberapa dokumen yang harus diserahkan ke SBA:

1. Form Revisi Skripsi yang harus di ttd oleh penguji
2. Form Revisi Poster & Artikel yang harus di ttd oleh pembimbing
3. Poster & Artikel yang sudah di print dan harus di ttd oleh pembimbing
4. Poster & Artikel dalam bentuk pdf yang dimasukkin ke CD

Nah kalau kita liat, dari persyaratan di atas kan ada beberapa yang butuh ttd pembimbing, jadi pas kalian minta ttd nya sekalian aja sama dokumen buat pengajuan SKL dll, yaitu:

1. Lembar Pengesahan yang di print di kertas jeruk dan harus ttd pembimbing (bilang aja ke tukang fotokopinya minta print di kertas jeruk). Ini untuk dimasukkin ker hardcover nanti.
2. Surat Kesamaan Dokumen harus ttd pembimbing. Berhubung surat ini cuman bisa didownload dari student setelah yudisium (pas nilai skripsi sudah diupload), triknya kalian minta aja ke temen-temen yang udah lulus buat didownload in dari student mereka.
3. Surat Publikasi. Ini sih opsional, kalau kalian emang pengen/ada perjanjian sama pembimbing bahwa skripsi kalian mau dipublikasiin di web Unpad ya berarti harus menyertakan ini juga. Tapi biasanya engga sih. Biasanya pembimbing tuh maunya skripsi kita diajuin jadi jurnal internasional dan itu pun beda lagi dari publikasi di web Unpad.

Jadi pada saat kalian ketemu pembimbing untuk minta ttd dokumen Yudisium, jangan lupa juga bawa 3 dokumen pengajuan SKL di atas (utamanya 2 sih). Supaya ketika nilai udah di upload (paling lama 1 hari setelah Yudisium), kalian bisa segera ngurusin SKL dll.

PENGAJUAN SKL, SURAT PENGANTAR IJAZAH & TRANSKRIP, DAN PRASYARAT WISUDA

Setelah Yudisium, nilai akhir skripsi kalian akan diupload ke student. Kalau kalian buka student dan udah ada notifikasi perubahan jadi akun alumni, selamat! kalian officially sudah lulus dari Unpad, more importantly sudah ga usah bayar UKT HAHA. Then, what’s next? Masih ada beberapa kewajiban yang harus kita lakukan, yaitu submit skripsi/karya ilmiah kita secara fisik (hardcover ke perpus) dan secara virtual (upload ke student). Keduanya ini harus dilakukan supaya kita bisa ngajuin SKL, dapet ijazah dan transkrip, juga sebagai prasyarat wisuda. Jadi kalau kalian udah lulus tapi belum melakukan hal-hal di atas, ya ga bisa wisuda dapet SKL dan ijazah. Oke, untuk ini akan gua bagi jadi 3 bagian: dokumen yang harus disiapkan, tips, dan penjelasan proses.

DOKUMEN YANG HARUS DISIAPKAN:

1. Skripsi kalian yang sudah di hardcover. Jangan lupa untuk lembar pengesahannya pake kertas jeruk yang sudah di ttd pembimbing.
2. Foto hitam putih 4x6 (2 buah aja cukup), buat jaga-jaga bawa softcopy nya di CD
3. Form revisi yang asli (sudah ttd penguji)
4. Surat Kesamaan Dokumen yang udah di ttd pembimbing
5. Skripsi kalian dalam bentuk pdf dimasukkan ke CD dan pembagiannya kaya gambar di bawah ini. Ohiya biar ga ribet, gua menyarankan kalian misahin pdfnya pake Foxit Editor aja. Jadi file skripsinya kalian convert ke pdf dulu aja terus pake Foxit dipisah-pisah. Daripada dipisah-pisah di Word nya nanti halamannya ngacak lagi.

TIPS

Frankly speaking, persyaratan administrasi di kampus kita tercinta ini suka berubah-ubah dan ga pernah diinformasikan secara jelas. Pas kita ngajuin tau-tau udah berubah aja jadi harus ada dokumen ini dan itu. Contohnya untuk pengajuan ini aja, di bulan Mei temen gua ngajuin harus pake Surat Bebas Perpus yang asli sementara waktu kemarin gua ngurusin ga usah. Dan ga ada pemberitahuan juga, untung ini ngurangin dokumen kan bukan jadi nambah so kemarin ga masalah juga. Takutnya pas kalian ngajuin taunya udah berubah lagi -_-.

Terus kan ga pernah jelas juga kita harus kasih dokumen asli atau fotokopian. Karena pernah kejadian, yang dikasih dokumen asli padahal si dokumen asli ini justru harusnya dikasihin pada proses selanjutnya. Jadinya harus minta lagi, mending kalau dokumennya masih di atas-atas, gimana kalau udah dipindahin kemana. So untuk mengantisipasi berbagai perubahan dan meminimalsir kesalahan, gua menyarankan kalian untuk melakukan hal-hal ini:

1. Selalu compile semua dokumen dan surat-surat dari semenjak pengajuan sidang akhir, taro di map dengan rapi. Kaya surat bebas perpus, form revisi, dll. Ya mau ga mau kalian harus apik dan rapi karena dokumen-dokumen ini dipake continously sampai akhirnya kita dapat ijazah dan transkrip nilai. Note: ijazah dan transkrip bisa didapat setelah wisuda. Buat transkrip biasanya baru jadi 2 minggu setelah wisuda dan hrs diambil di nangor.
2. Fotokopi, fotokopi, fotokopi. Setiap kali kalian dapet tanda tangan atau dokumen maupun surat, biasain fotokopi dulu supaya kita punya pegangan. Takutnya ilang lah atau apa. Ya kalau mau di scan juga boleh. Selain itu, hal ini nyambung sama poin selanjutnya.
3. Setiap kali kita kasih dokumen ke SBA, perpus, atau manapun. Selalu tanya “Yang asli atau fotokopi, Bu/Pak?”. Jangan pernah malu buat tanya itu. Karena kadang pegawai SBA atau perpus juga ga aware kalau misalkan ternyata mereka butuh yang fotokopi. Jadi dari kitanya aja yang harus antisipasi.
4. Mengingat seberapa krusialnya dokumen-dokumen itu maka gua menyarankan kalian buat mendiversifikasi resiko kehilangannya. Jadi bagilah dokumen itu jadi 3 map. Map 1 isinya dokumen yang asli. Map 2 dan Map 3 isinya fotokopian. Terus buat apa? Jadi tiap kali kita ke kampus, ngurusin administrasi, bawalah Map 1 dan 2. Kan kadang SBA butuh yang fotokopi bukan yang asli atau gimana gitu. Dan juga kadang ada aja dokumen tambahan dari yang dulu-dulu. Nah Map 3 ini yang kita taro di rumah/kost an DAN JANGAN dibawa kemana-mana. Sebagai jaga-jaga aja takutnya dokumen ada yang ilang gimana jadinya kita masih punya back up nya.
5. Kalau bisa ngurusin kaya gini bareng temen kalian. At least berdua gitu. Kenapa? Takutnya ketika saat itu ada kesalahan dari SBA atau siapapun. Jadi kalau ada apa-apa setidaknya ga sendiri banget. Terus kalau ada kesalahan dari pihak kampus, ada saksi mata lain juga HEHE.

PROSES

Jadi proses yang bakal gua jabarin ini mengcover semuanya: pengajuan SKL, surat pengantar ijazah & transkrip, dan juga prasyarat wisuda. Jadi setelah semua proses ini selesai, kalian tinggal tunggu untuk SKL dan juga surat pengantar ijazah & transkrip. Buat wisuda nantinya bisa daftar online pas pendaftarannya udah dibuka.

1. Hal pertama adalah upload skripsi kalian di student yang bagian Unggah Karya Ilmiah. File yang upload itu sama dengan kalian pisahin untuk dimasukkin ke CD. It won’t take long kok. Pertamanya kalian disuruh isi kata kunci sama abstrak baru kalian bisa upload skripsi kalian.
2. Next, kalian harus ke SBA dulu untuk minta form Bukti Penyerahan Skripsi. Nah terus jangan lupa juga untuk minta ttd Pak Koesnadi SBA di form ini.
3. Barulah kalian bisa ke Perpus Lt.3 dengan memberikan hardcover, CD, Surat Kesamaan Dokumen, dan Bukti Penyerahan Skripsi yang tadi. Kalian harus tunggu sekitar 10–15 menit buat bapaknya memverifikasi file yang di CD dan yang di upload di student. Nanti setelah selesai kalian bakal dapet Surat Keterangan sudah upload skripsi. Semua dokumen awal yang kalian kasih bakal dibalikin lagi. NOTE: Bapaknya super teliti! Dia bakal ngecek kaya halaman di daftar isi sesuai ga sama di halaman sebenarnya. Terus bagian awal file halamannya romawi ga. Pokonya teliti banget sama hal-hal begitu. Kalau menurut dia ada yg salah, nanti kalian disuruh benerin dulu. Makannya gua saranin buat rapihin serapi-rapinya dari awal.
4. Lalu kalian harus ke Perpus Lt.1 dengan membawa hardcover, CD, Bukti Penyerahan Skripsi plus Surat Keterangan sudah upload skripsi yang tadi. Nanti hardcover sama CD kalian akan diambil sementara persuratan bakal dilengkapin semuanya sama petugasnya. Setelah selesai, kalian bakal disuruh fotokopi Bukti Penyerahan Skripsi plus Surat Keterangan sudah upload skripsi karena yang dikasih ke perpus itu fotokopinya.
5. Tahap terakhir! Kalian ke SBA lagi, tepatnya ke Pak Koesnadi untuk ngasih Bukti Penyerahan Skripsi, Surat Keterangan sudah upload skripsi, Form Revisi, dan foto hitam putih 4x6. Semua surat itu dikasih yang asli dan fotokopi juga ya.

That’s it! Selesai sudah prosedurnya, all you have to do adalah menunggu sampai SKL jadi, Surat Pengantar Ijazah dan Transkrip jadi, dan daftar wisuda secara online ketika udah dibuka. Biasanya sih SKL jadi sekitar 2 minggu hmmm.

Begitulah proses administrasinya, ohiya I have to remind you lagi kalau ini berdasarkan tanggal 16 Agustus 2018. Takutnya ada perubahan yang tidak diinformasikan saat kalian ngajuin tapi I’ve already told one two ways to anticipate it di bagian TIPS. Sekian post perdana gua di Medium :D, semoga bermanfaat! Ciao!

https://medium.com/@vionivioni/proses-pengajuan-skl-surat-pengantar-ijazah-dan-prasyarat-wisuda-feb-unpad-based-on-my-5639e222b7da